Có nhiều cách để giúp chủ cửa hàng quản lý mọi hoạt động diễn ra của cửa hàng. Trong số đó không thể không nhắc đến việc quản ly bán hàng bằng file excel. Chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý sản phẩm chi tiết, tiện lợi. Bạn đang kinh doanh và cũng đang tìm đến cách này nhưng chưa biết sử dụng thế nào cho hợp lí thì hãy tham khảo bài viết này của chúng tôi để biết cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel mới nhất nhé
Tạo file Excel quản lý bán hàng sẽ mang lại lợi ích gì cho người bán?
Giúp thông kê chi tiết số liệu
Thông thường nếu như số liệu ghi ra sổ sách sẽ rất mất thời gian để tra cứu chúng. Dù bạn có ghi chép khoa học đến đâu thì đây cũng là một chuỗi danh sách dài. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm. Nhưng đối với công cụ excel, nó sẽ thể hiện các dữ liệu dưới dạng bảng tính.
Do đó, mọi thông tin sẽ được hệ thống theo các hàng, cột. Chắc chắn điều này sẽ đem lại thuận lợi lớn, chúng sẽ được phân chia rát rõ ràng. Bên cạnh đó thì bạn cũng có thể tự thống kê các dữ liệu theo ý của bạn. Các thao tác nhanh chóng, đơn giản là bạn đã có thể lưu trữ được các thông tin chi tiết.
Tiết kiệm thời gian
Quản lý doanh số bằng file excel giúp bạn tiết kiệm thời gian nhờ việc thống kê các số liệu nhanh chóng. Bên cạnh đó nó cũng giúp bạn tính toán doanh số cho cửa hàng ngay tại file excel. Cho nên bạn không còn phải lo sợ khi tính toán sai nếu ghi bằng sổ sách.
Các thao tác trên file excel đều do bạn nhập số liệu trên máy tính. Giờ đây không còn phải ghi chép tay vào sổ sách từng con số, điều này còn có thể dẫn đến nhiều sai sót. Có một lưu ý là khi nhập số liệu lên file excel bạn cần nhập chính xác số liệu vào đúng cột và sử dụng đúng hàm tính toán.
Dễ dàng tìm và tải để sử dụng hoàn toàn miễn phí
Đây là một phần mềm miễn phí bạn có thể dễ dàng tải chúng về trên thiết bị. excel là một công cụ giúp quản lý kinh doanh, và nhiều lĩnh vực khác nữa. Đây cũng là một công cụ không thể thiếu, và nó cũng không phải la khó sử dụng. Bạn cần tải chúng về trên thiết bị, thời gian tải cũng không lâu. Sau đó là bạn đã có thể sử dụng file excel dễ dàng tiện lợi rồi. Excel là công cụ vô cùng hữu ích cho cửa hàng nếu như chưa đủ kinh phí đầu tư cho phần mềm quản lí.
Cần thiết lập những mục tiêu nào khi sử dụng file quản lý bán hàng bằng Excel
Dễ dàng tạo ra được một file excel quản lý bán hàng để theo dõi hoạt động của cửa hàng. Để có thể quản lý hiệu quả cửa hàng thì người chủ cần hiểu rõ những mục tiêu khi quản lý bằng file excel.
Tổng hợp các mặt hàng, danh mục sản phẩm đang bán
Bạn có thể tạo đầy đủ và chi tiết từng mặt hàng có trong cửa hàng. Đây chính là nơi giúp bạn thông kê các đơn vị, số liệu chi tiết. Từ hàng hóa nhập vào, số lượng hàng hóa tồn kho, doanh số bán ra,… Do đó, excel luôn được coi là công cụ giúp cho bạn quản lý các doanh số nhanh chóng, tránh mất mát, sai sót.
Thống kê chi phí, doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng
File excel giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian. Nhưng để sử dụng được file excel thành tạo bạn cần ghi nhớ các hàm tính toán thông dụng. Và trong quá trình nhập liệu, thì phải hết sức cẩn thận tránh sai sót. Những số liệu khi nhập trên đây cần được nhập chính xác như trên thực tế. Nếu như xảy ra sai sót, chắc chắn sẽ kéo theo nhiều hệ lụy ảnh hướng đến cửa hàng. Nắm chính xác doanh thu sẽ giúp cho việc điều chỉnh kế hoạch bán hàng cửa hàng được hợp lí hơn.
Thiết lập danh mục quản lý sản phẩm, xử lí hàng tồn kho, quản lý khách hàng và doanh thu
Để đầy đủ tất cả các danh mục cần thiết cho file excel quản lý doanh thu bạn cần có: File quản lý sản phẩm, xử lí hàng xuất nhập tồn kho, file quản lý khách hàng, quản lý doanh thu. Hãy tạo các sheet cần có đầy đủ và sau đó hãy bắt đầu tiến hành lập các danh mục cần thiết tiếp theo. Đối với sheet quản lý sản phẩm thì cần chú ý các đề mục: Tên hàng hóa, phân loại hàng hóa, đơn vị thuộc tính, số lượng hàng hóa xuất kho, nhập kho, mã của hàng hóa.
Ở file quản lý xuất nhập hàng tồn kho thì bạn hãy lưu ý các danh mục đó là: Ngày thánh năm giao dịch. Mã và tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, giá cả,… Tất cả đều phải được đầy đủ thì bạn mới có thể kiểm soát nguồn hàng được chặt chẽ. Còn ở file quản lý khách hàng hãy chú ý đến: Cột tên khách hàng, mã khách hàng rồi số điện thoại của khách, địa chỉ,… Hãy chú ý không được phép nhập sai cột, sai hàng.
File excel quản lý doanh thu thì bạn cần đầy đủ các mục như: Mã số hàng hóa, bảng giá, số lượng hàng, tên khách hàng…. Điều tối kị nhất khi làm việc trên file excel đó là nhập sai thông tin. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến con số tổng, thông tin cũng sẽ lệch lạc….
Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel mới nhất
Để có thể tạo file excel quản lý bán hàng đầu tiên hãy mở phần mềm excel. Tiếp đến hãy tạo ra các sheet lần lượt là Home, nhập-xuất, danh mục và báo cáo. Sau đó thì đối với từng sheet cụ thể bạn hãy nhập đầy đủ các hàng cột và thông tin. Ở sheet nhập sẽ phải đầy đủ các thông tin ngày tháng năm, mã số hàng hóa, số lượng hàng hóa nhập kho,…
Cứ như vậy, nhưng hãy nhớ là nhập các thông tin liên quan đến với mỗi danh mục. Có như vậy thì việc quản lý mới được thuận tiện nhất có thể. Sau khi nhập liệu xong hãy lưu file, hoặc trong quá trình nhập dữ liệu bạn có thể thao tác lưu nhiều lần. Đây cũng là cách giúp bạn có thể tránh được những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra.
Hướng dẫn sử dụng file excel quản lý bán hàng tiện lợi
Để có thể đưa ra được những con số báo cáo chính xác bạn cần thuần thục các hàm tính toán trên excel. Vì số lượng dữ liệu rất nhiều, cứ tính toán bình thường sẽ khiến bạn rất đau đầu với các con số, thậm chí còn dẫn đến sai số. Cho nên hãy nhớ các hàm cơ bản và cần thiết sau đây:
- Hàm Vlookup: Giúp bạn tùm kiếm các thông tin, dữ liệu có trong bảng excel.
- Hàm Sumif: Giúp bạn tính tổng các ô cần thiết.
- SUBTOTAL: Hàm tính tổng cho các số liệu.
Như đã nói ở trên, để có một file excel quản lý bán hàng khoa học bạn hãy xây dựng các thông số; Sheet với đầy đủ các danh mục, như 5 danh mục trên. Hãy lưu ý rằng, đối với các danh mục bạn cần nhập các cột, hàng chính xác và có liên quan. Ví dụ như ở sheet danh mục sản phẩm thì hãy chú ý: Tên hàng hóa; loại hàng hóa; mã hàng hóa; đơn vị tính và số lượng hàng hóa có trong kho.
Ở sheet báo cáo nhập hàng xuất tồn kho hàng hóa. Thì bạn cần nắm chắc các hàm SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP,… Tại phần mềm excel còn có tính năng xem theo thời gian. Giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi báo cáo; Tiết kiệm thời gian tạo file theo từng tháng.
Kết luận
Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel. Chúng sẽ giúp cho việc quản lý sản phẩm khi bán hàng online hay offline được khoa học và đơn giản hơn. Tiết kiệm thời gian, chi phí là những điều bạn có thể hưởng lợi khi sử dụng file excel. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp cho bạn có thể điều hành tốt nhất cửa hàng của mình.
Xem thêm: Cách ship hàng nhanh và an toàn khi kinh doanh online
