Các doanh nghiệp hiện nay thường không tổ chức doanh nghiệp theo hình thức đầy đủ chức năng. Doanh nghiệp hướng tới tối ưu hóa nhân sự, chỉ xây dựng và đào tạo những bộ phận nhất định phải có. Những bộ phận khác doanh nghiệp sẽ hướng tới việc thuê ngoài. Đó chính là biểu hiện của việc sử dụng dịch vụ outsourcing.
Nội dung của bài viết này sẽ mang tới cho bạn đọc chi tiết Outsourcing là gì và tầm quan trọng của dịch vụ thuê ngoài đối với công ty. Hãy cùng Promolocus đi vào bài viết nhé.
Outsourcing là gì?
Outsourcing hay outsource trong tiếng Việt mang nghĩa là thuê ngoài. Ý nghĩa của outsourcing là một doanh nghiệp sử dụng biện pháp thuê nhân sự bên ngoài để thực hiện các nhiệm vụ, dự án hay hoạt động sản xuất sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu đặt hàng riêng. Các đơn vị được thuê có tính chuyên môn cao và nguồn nhân sự làm việc dồi dào.
Sự hình thành của Outsource
Outsourcing được tiến hành lần đầu vào năm 1989 và được coi là một hình thức kinh doanh chính thức. Hoạt động này nhanh chóng trở nên phổ biến và phát triển mạnh mẽ cho tới ngày nay. Chính outsourcing đã tạo ra khía cạnh chuyên môn hóa cho nhiều lĩnh vực trong kinh doanh.
Cho tới thời điểm hiện tại, dịch vụ thuê ngoài vẫn nhận được một vài ý kiến trái chiều từ các chuyên gia. Chuyên gia cho rằng outsourcing là một trong những nguyên nhân gây nên tình trạng thiếu việc làm trong nước. Các doanh nghiệp có xu hướng thuê đơn vị chuyên môn từ nước ngoài hoặc cắt giảm nhân sự nội bộ.
Các hình thức của dịch vụ thuê ngoài
Dịch vụ thuê ngoài hiện nay được thực hiện với 3 hình thức là hợp thức hóa lao động, cho thuê lao động và cho thuê dịch vụ. Hợp thức hóa lao động là việc doanh nghiệp tự tuyển dụng nhân viên theo nhu cầu của chính mình nhưng thuê một công ty khác để ký hợp đồng và quản lý trực tiếp.
Cho thuê lao động là hình thức người lao động được tuyển và quản lý bởi công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhưng sẽ làm việc cho một công ty khác. Người lao động làm việc với công ty mới nhưng chịu quản lý bởi công ty ban đầu.
Cho thuê dịch vụ là công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài trực tiếp đào tạo, huấn luyện, quản lý và cho doanh nghiệp khác thuê nhân viên. Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm trực tiếp đối với kết quả làm việc của đội ngũ này. Cho thuê dịch vụ còn được gọi với tên gọi khác là Agency.
Những lợi ích của dịch vụ Outsourcing đối với công ty
Chuyên môn hóa công việc cao
Các công ty cung cấp dịch vụ outsourcing chỉ tập trung vào một hoặc một vài mảng nhất định. Họ đưa toàn bộ nguồn lực như nhân lực, cơ sở vật chất, công nghệ vào những mảng cụ thể đó. Theo thời gian và các dự án thực hiện thực tế, các doanh nghiệp này sẽ ngày càng nâng cao được chuyên môn.
Ví dụ, trong lĩnh vực marketing có rất ít các đơn vị trong nước thực hiện bao quát tất cả các mảng. Marketing Agency có thể chia ra là agency chuyên về sáng tạo nội dung, xây dựng và SEO website tổng thể, xây dựng và phát triển cộng đồng, làm thương hiệu, quan hệ công chúng, phát triển kênh phân phối, đặt hàng quảng cáo…
Tiếp cận với công nghệ hiện đại
Các đơn vị cung cấp dịch vụ outsourcing tập trung nguồn lực để phục vụ tốt cho nhu cầu của khách hàng. Họ luôn nỗ lực để bản thân trở nên khác biệt, nổi trội. Tập trung vào phát triển công nghệ hiện đại chính là cách hiệu quả để nổi trội.
Chính vì điều đó, khi doanh nghiệp đi thuê ngoài sẽ có cơ hội được sử dụng công nghệ tiên tiến, chuyên nghiệp chỉ được phát hiện và cung cấp bởi những đơn vị có chuyên môn cao.
Nâng cao hiệu suất lao động
Outsourcing nâng cao hiệu suất lao động giúp doanh nghiệp giảm thời gian để hoàn thành đầy đủ công việc. Áp dụng công nghệ giúp giảm sức lực, trí não cần đầu tư và thậm chí, máy móc còn giúp thực hiện hoàn hảo hơn so với con người tự làm. Thời gian thực hiện và công sức bỏ ra đều giảm là điều kiện dẫn tới năng suất làm việc của đơn vị đi thuê tăng cao.
Outsourcing giúp tiết kiệm không gian làm việc
Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoạt động hoàn toàn độc lập với nhau. Do vậy, đơn vị đi thuê không cần trang bị bất cứ không gian hay cơ sở vật chất gì cho họ.
Ví dụ, doanh nghiệp làm về đào tạo học sinh môn Toán, Văn, Anh, hoạt động marketing là điều không thể thiếu ở thời đại hiện nay. Theo truyền thống, doanh nghiệp sẽ tự làm hết mọi việc, tức là vừa dạy và vừa thực hiện các phương pháp marketing. Doanh nghiệp này chắc chắn phải cung cấp một phòng marketing để nhân viên ngồi làm việc.
Tuy nhiên, khi dùng dịch vụ outsourcing thì doanh nghiệp đó hoàn toàn có thể thay thế không gian cho phòng marketing để làm phòng lễ tân hay lớp học.
Tiết kiệm chi phí
Chi phí khi doanh nghiệp thuê ngoài thường thấp hơn so với chi phí đào tạo, hỗ trợ nhân viên nội bộ thực hiện tốt được nhiệm vụ.
Lý do vì các công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài đã có sẵn trang thiết bị và nguồn lực khác để thực hiện việc đó cùng với sự cạnh trạnh về giá cả trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để lựa chọn đơn vị tốt với chi phí hợp lý.
Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp thuê ngoài không cần chi trả các khoản cố định như bảo hiểm, lương thưởng như nhân viên nội bộ nòng cốt.
Được phục vụ tận tình
Đối với các công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài, công ty sử dụng dịch vụ outsourcing chính là khách hàng. Các nhà cung cấp này sẽ cần làm mọi hoạt động để khách hàng cảm thấy hài lòng, có thời gian “tiêu dùng dịch vụ” thỏa mãn nhất. Do đó, các khách hàng này có quyền nêu ra nhu cầu và được phục vụ tận tình.
Hạn chế của dịch vụ thuê ngoài đối với công ty
Vấn đề bảo mật thông tin và dữ liệu
Bảo mật thông tin và dữ liệu nội bộ là điều mà mọi doanh nghiệp cần phải quan tâm. Khi thực hiện dịch vụ thuê ngoài, người đi thuê sẽ ít nhiều tiết lộ các khía cạnh liên quan đến nội bộ.
Trong hợp đồng hợp tác chắc chắn sẽ có điều khoản cam kết về việc không sử dụng bất cứ thông tin gì với mục đích ngoài dự án. Tuy nhiên, điều này cũng không hoàn toàn đảm bảo cho việc các dữ liệu này không bị lưu truyền ra bên ngoài, thậm chí là đến tay đối thủ cạnh tranh.
Với thế giới big data, dữ liệu là nguồn tài nguyên quý giá và đối thủ nào cũng mong muốn được “tham khảo” của doanh nghiệp. Tài liệu bị lộ ra sẽ có mức độ ảnh hưởng nặng nhẹ khác nhau.
Chất lượng hoạt động Outsourcing
Trong việc chuyển giao nhu cầu sang cho đơn vị cung cấp dịch vụ outsourcing, hiện tượng hiểu sai, hiểu chưa đúng, chưa đủ diễn ra thường xuyên. Điều này dẫn tới công việc được triển khai chưa đúng với mục tiêu hướng tới. Hậu quả là phải sửa đi sửa lại dự án nhiều lần, gây chậm chễ so với kế hoạch.
Trách nhiệm làm việc
Thực tế hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng có trách nhiệm và cố gắng hết mình trong thực hiện nhiệm vụ. Việc chậm trễ thời gian giao dự án, thực hiện dự án hời hợt vẫn diễn ra ở một số đơn vị. Điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả hoạt động của dự án.
Chi phí tiềm ẩn
Chi phí tiềm ẩn là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện. Bất cứ điều gì phát sinh bên ngoài điều khoản hợp đồng hay hợp đồng không quy định rõ đều sẽ cấu thành lên khoản chi phí bổ sung.
Những yếu tố giúp outsourcing thành công
Outsourcing cũng giống với việc doanh nghiệp đi mua một dịch vụ. Để dịch vụ này phục vụ tốt cho bản thân mình, có ý nghĩa, có hiệu quả thì cần chuẩn bị, xem xét, đánh giá các yếu tố kĩ lưỡng. Dưới đây là những yếu tố giúp outsourcing thành công:
- Xác định rõ mục tiêu chiến lược cần đạt được. Đây là kim chỉ nam cho cả doanh nghiệp sử dụng và cho thuê dịch vụ.
- Mở rộng mối quan hệ với các đơn vị liên quan để có tầm đánh giá khách quan, chính xác.
- Đồng hành trong các giai đoạn thực hiện và hỗ trợ đơn vị outsourcing nếu cần thiết.
- Thiết lập bản hợp đồng sử dụng dịch vụ chặt chẽ để có ràng buộc về chất lượng sản phẩm và trách nhiệm của các bên khi có sự cố hay vấn đề phát sinh.
Như vậy nội dung chính của bài viết đã mang tới cho bạn đọc thông tin về Outsourcing là gì? Các hình thức outsource phổ biến cũng như tầm quan trọng của dịch vụ thuê ngoài trong các doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó chúng tôi cũng chỉ ra những lợi ích to lớn của hoạt động outsourcing và một vài hạn chế còn tồn tại.
Với những chia sẻ về yếu tố giúp outsourcing thành công ở phía cuối, mong rằng các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được những nơi cung cấp dịch vụ thuê ngoài chất lượng nhất.
