Kinh doanh dịch vụ du lịch chưa bao giờ lỗ khi lượng khách du lịch ngày càng tăng. Tuy nói như vậy nhưng không phải ai khởi nghiệp cũng gặt hái được nhiều thành công. Các nhà quản lý lớn thường không từ chối bỏ thời gian và công sức để tìm kiếm những giải pháp tốt nhất cho mình, trong đó có phần mềm quản lý du lịch. Vậy tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý trong kinh doanh dịch vụ du lịch?
Những khó khăn khi kinh doanh dịch vụ du lịch
Nhiều nhà quản lý lùi bước vì có quá nhiều bất cập trong quá trình điều hành công ty du lịch. Đó là những khó khăn thường gặp phải như:
- Sử dụng hình thức quản lý dịch vụ du lịch trước đây khiến cho thông tin khách hàng, tour du lịch không được cập nhật một cách đồng bộ, thống nhất.
- Số lượng khách hàng cùng nhu cầu của từng loại khách hàng khác nhau cũng gây khó khăn trong quá trình quản lý
- Khó có thể đánh giá được đúng mức độ tiềm năng của từng loại khách hàng
- Những phần mềm quản lý dịch vụ du lịch truyền thống sẽ khiến nhà quản lý gặp khó khăn hoặc mất nhiều thời gian cho việc truy xuất dữ liệu thông tin khách hàng
- Số lượng khách du lịch quá lớn sẽ dẫn đến nhầm lẫn và mất quá nhiều thời gian trong việc cập nhật, quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng
- Sự khác nhau của đặc trưng, yêu cầu của từng khách hàng, nhóm khách hàng khiến nhà quản lý không thể sử dụng một phương pháp quản lý, cách thức chuẩn bị dịch vụ giống nhau để phục vụ cho hàng loạt nhóm khách hàng…
Những khó khăn này nếu sử dụng phương pháp quản lý truyền thống chắc chắn sẽ càng khiến khó khăn càng chồng chất. Việc quản lý, cập nhật thông tin bằng sổ sách giấy tờ không chặt chẽ, thiếu khoa học sẽ khiến doanh nghiệp dễ mất khách. Do đó, một phần mềm quản lý dịch vụ du lịch chuyên nghiệp sẽ là giải pháp gỡ rối cho bạn.
Vai trò của phần mềm quản lý du lịch
Phần mềm quản lý du lịch đóng vai trò rất quan trọng đối với chiến lược quản lý của doanh nghiệp du lịch. Groove Technology cho biết đa số các phần mềm hiện nay đều được tích hợp thông tin với một quy trình bài bản, chuyên nghiệp, báo cáo kinh doanh, cập nhật nhanh giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro và nắm rõ thông tin hơn. Ngoài ra, phần mềm quản lý còn giúp xử lý được nhiều vấn đề quan trọng trong kinh doanh. Từ khâu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng cho đến các công việc điều hành tour và quản lý kinh doanh…Cụ thể:
- Quản lý booking: Với mỗi doanh nghiệp du lịch, số lượng booking là một yếu tố rất quan trọng. Việc quản lý booking trước đây của các công ty du lịch thường có rất nhiều trở ngại. Nhưng sử dụng phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý số lượng và quy trình đặt dịch vụ của từng giai đoạn.
- Tạo doanh số: Chắc chắn sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ du lịch duy trì online và bất cứ khi nào khách hàng cũng có thể booking được, góp phần tăng doanh số doanh nghiệp du lịch.
- Quản lý dịch vụ: Phần mềm quản lý du lịch giúp doanh nghiệp cần nắm rõ bao nhiêu booking dành cho mỗi tour hay những dịch vụ khác hoạt động như thế nào…
- Báo cáo: Phần mềm sẽ giúp quản lý các báo cáo một cách dễ dàng và chính xác nhất.
Có thể nói, phần mềm này đóng vai trò như một cánh tay phải trong việc quản lý hiệu quả các đơn hàng, chăm sóc khách hàng và giúp các doanh nghiệp tổng hợp các báo cáo nhằm đưa ra giải pháp để tăng doanh số bán hàng, phát triển công ty. Vai trò quan trọng đó giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý trong kinh doanh dịch vụ du lịch?
Với vai trò to lớn kể trên mà khi thiết kế website du lịch thông thường bạn sẽ không có, việc sử dụng phần mềm quản lý trong kinh doanh dịch vụ du lịch thực sự là rất cần thiết. Những lợi ích mang đến cho doanh nghiệp phải kể đến:
Quản lý và chăm sóc tốt khách hàng
Nếu quy mô kinh doanh của doanh nghiệp được mở rộng, thì số lượng khách hàng lớn và tính chất, yêu cầu của từng nhóm khách hàng cũng khác nhau. Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp có thể phân loại, cập nhật thông tin của khách hàng nhanh chóng nhất. Từ việc đặt lịch hẹn chăm sóc khách hàng cũng trở nên đơn giản hơn, không lo chồng chéo về tour. Chức năng giao việc, nhắc nhở trên hệ thống hiển thị hàng ngày qua SMS hoặc Email sẽ giúp công việc được thực hiện đều đặn mà không mất quá nhiều thời gian. Nhìn chung phần mềm cung cấp chức năng quản lý các thông tin toàn diện về khách hàng cũng như tự động đề xuất các gói dịch vụ tốt nhất. Giúp doanh nghiệp hiểu hơn về khác hàng của mình và đưa ra các chiến lược marketing phù hợp.
Quản lý đối tác và nhà cung cấp
Với phần mềm quản lý dịch vụ du lịch, những thông tin của đối tác, nhà cung cấp khách hàng, khách sạn, nhà cung cấp dịch vụ vui chơi…sẽ được lưu trữ và đồng bộ trên toàn bộ hệ thống quản lý hợp đồng. Người quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin của các nhà cung cấp để liên lạc, giao dịch. Phần mềm còn hỗ trợ tốt trọng việc cập nhật, tính toán, lưu trữ trong chức năng của ứng dụng quản lý hợp đồng với từng đối tác cụ thể, thông báo khi hết hạn hợp đồng. Phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Quản lý request/ booking
Phần mềm quản lý du lịch với tính năng tiên tiến, giúp bạn có thể xử lý, cập nhật những thông tin của từng khách hàng khi đặt dịch vụ như: đặt tour, dịch vụ khách sạn, phương tiện vận chuyển, dịch vụ hỗn hợp…Hỗ trợ người dùng tạo mới request/ booking, xử lý booking, lên danh sách công việc, lịch sử trao đổi công việc, giao dịch với khách hàng…Có thể lưu trữ thông tin, lịch sử trao đổi công việc, giao dịch với khách hàng, đối tác…
Quản lý lịch trình tour
Nếu trong một giai đoạn, doanh nghiệp nhận xử lý thông tin và dịch vụ của nhiều khách hàng hay nhiều tour khác nhau khiến cho nhà quản lý rất khó khăn trong việc xử lý. Nhưng sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ du lịch sẽ giúp bạn quản lý thông tin lịch trình của từng tour cụ thể như: lịch khởi hành, lịch trình di chuyển, số lượng, danh sách khách hàng, quản lý điều hành tour, phân công và thông báo khi có phản hồi từ khách hàng. Phần mềm còn lên kế hoạch thanh toán, thiết kế và tính giá sản phẩm tour…
Quản lý chi phí
Cơ chế quản lý, báo giá dịch vụ linh hoạt của phần mềm quản lý du lịch giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát tốt nguồn chi phí và giá các gói dịch vụ một cách hiệu quả, kiểm soát doanh thu tốt hơn, đồng thời mang về các lead mới. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp cho các công ty du lịch tránh được rủi ro so với khi sử dụng các phần mềm thông thường. Đảm bảo tính bảo mật cao của doanh nghiệp trong suốt thời gian kinh doanh.
Phần mềm du lịch nào hiệu quả ?
Hiện nay có rất nhiều phần mềm du lịch đang được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp khác nhau từ quy mô nhỏ đến lớn. Với ngành du lịch, mỗi một tổ chức đều có hướng đi khác nhau và cố tạo cho mình sự khác biệt để nổi bật hơn so với phần còn lại trên thị trường.
Vì vậy nhu cầu và yêu cầu của mỗi một doanh nghiệp sẽ khác nhau nên việc đầu tiên cần làm là bạn phải xác định được chính xác mục đích và hướng đi mà doanh nghiệp hướng đến. Các công ty lập trình web-app sẽ tư vấn và giúp bạn hoàn thiện phần mềm theo hướng tối ưu nhất.
Với hiệu quả quản lý cao hơn hẳn so với sử dụng excel hay các cách quản lý truyền thống, phần mềm quản lý du lịch chính là nền tảng tuyệt vời, là bước đệm trong kinh doanh mà các nhà quản lý du lịch cần đặc biệt chú trọng.
