Có chị chủ shop quần áo online từng nhắn tin cho chúng tôi than thở, kể rằng có hôm bận trả lời khách trên Facebook mà quên mất ba đơn hàng khách đặt qua tin nhắn Zalo từ hôm trước, tới khi khách nhắn hỏi “sao chưa thấy giao hàng”, chị mới tá hỏa lục lại. Chị bán hàng một mình, vừa livestream, vừa trả lời tin nhắn, vừa đóng gói, đơn hàng đến từ nhiều kênh khác nhau khiến chị không tài nào theo dõi hết mỗi khi lượng khách tăng lên vào cuối tuần. Câu chuyện này khá quen thuộc với nhiều người kinh doanh online một mình, khi khối lượng công việc dồn lên một người dễ dẫn tới sai sót không đáng có.
Kinh Doanh Online Một Mình Dễ Gặp Tình Trạng Quá Tải Xử Lý Đơn
Khi kinh doanh online chỉ có một người đảm nhận toàn bộ quy trình, từ đăng bài quảng cáo, trả lời tin nhắn tư vấn, chốt đơn, cho tới đóng gói, giao hàng, khối lượng công việc dồn lại rất lớn trong cùng một khoảng thời gian. Đây chính là áp lực thực tế mà nhiều người bán một mình như chị chủ shop quần áo ở trên đang phải đối mặt hằng ngày. Không giống như doanh nghiệp có nhiều nhân sự chia nhau từng khâu, người kinh doanh một mình phải tự cân đối giữa nhiều đầu việc cùng lúc, rất dễ bị phân tán sự chú ý.
Khi đơn hàng tới từ nhiều kênh khác nhau như Facebook, Zalo, sàn thương mại điện tử, nếu chỉ ghi chép thủ công hoặc nhớ trong đầu, rất dễ bỏ sót một vài đơn giữa lúc bận rộn xử lý nhiều việc cùng lúc, đặc biệt vào những thời điểm lượng khách tăng cao như dịp khuyến mãi, cuối tuần. Nguy cơ bỏ sót đơn hàng vì vậy tăng cao rõ rệt mỗi khi lượng đơn tăng đột biến, đó chính là hệ quả tất yếu của tình trạng quá tải này.
Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả
Chúng tôi luôn khuyên người kinh doanh một mình tìm hiểu phần mềm tổng hợp đơn từ nhiều kênh bán về một giao diện duy nhất, thay vì cố gắng theo dõi thủ công từng kênh riêng lẻ. Những phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thường có tính năng kết nối trực tiếp với nhiều kênh bán khác nhau, giúp người bán không cần phải mở qua lại nhiều ứng dụng để kiểm tra đơn, tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm nguy cơ bỏ sót đơn hàng đáng tiếc.
Bên cạnh đó, nên chọn công cụ có tính năng tự động đánh dấu và gửi thông báo nhắc nhở khi có đơn hàng đã tiếp nhận nhưng chưa được xử lý sau một khoảng thời gian nhất định. Nhờ vậy, người bán một mình không cần tự nhớ hay rà soát lại toàn bộ danh sách đơn mỗi lần, mà hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi có đơn bị bỏ sót cần xử lý gấp.
Cách Sắp Xếp Quy Trình Làm Việc Khi Chỉ Có Một Người
Bạn nên ưu tiên xử lý đơn theo đúng thứ tự thời gian nhận để tránh chồng chéo — đây là nguyên tắc cơ bản nhưng hiệu quả mà chúng tôi luôn khuyên áp dụng khi kinh doanh một mình. Một sai lầm khá phổ biến mà chúng tôi từng gặp là nhiều người bán xử lý đơn theo cảm hứng, đơn nào dễ làm trước, đơn nào phức tạp làm sau, dẫn tới tình trạng một số đơn đặt sớm lại bị xử lý muộn hơn đơn đặt sau, gây khó chịu cho khách hàng đã chờ đợi lâu. Việc xử lý tuần tự như vậy giúp đảm bảo công bằng và tránh tình trạng đơn cũ bị lãng quên giữa chừng.
Ngoài ra, hãy tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi tin nhắn xác nhận đơn hàng, cập nhật trạng thái giao hàng cho khách, thay vì phải tự tay làm từng bước cho mỗi đơn hàng. Việc này giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho những công việc đòi hỏi sự tương tác trực tiếp, ví dụ tư vấn sản phẩm hay xử lý khiếu nại từ khách hàng.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm kiến thức tổng quan về vận hành kinh doanh online từ khâu nhập hàng cho tới quản lý đơn, có thể tham khảo bài viết hướng dẫn nhập hàng, kinh doanh và vận hành online mà chúng tôi từng chia sẻ chi tiết. Với những kinh nghiệm cụ thể hơn dành cho người mới bắt đầu, xem thêm tổng hợp các kinh nghiệm bán hàng online dành cho người mới mà chúng tôi từng chia sẻ. Nếu bạn còn băn khoăn về khâu giao hàng sau khi chốt đơn, tham khảo thêm cách ship hàng nhanh và an toàn khi kinh doanh online mà chúng tôi từng hướng dẫn.
Nếu bạn đang muốn xây dựng thêm một kênh bán hàng chuyên nghiệp, độc lập ngoài các nền tảng mạng xã hội, có thể tham khảo thêm giải pháp website bán hàng online để có kênh quản lý đơn hàng tập trung hơn cho việc kinh doanh của mình.
Kết Luận
Sử dụng đúng công cụ giúp người kinh doanh online một mình vận hành hiệu quả mà không lo bỏ sót đơn hàng, tránh lặp lại tình huống đáng tiếc như chị chủ shop ở đầu bài từng gặp phải khi khách phải nhắn hỏi lại vì đơn chưa được xử lý. Nếu bạn cũng đang tự mình xoay xở với nhiều kênh bán hàng cùng lúc, hãy thử dành thời gian tìm hiểu một công cụ quản lý đơn tập trung ngay trong tuần này, đó là bước đầu tư nhỏ nhưng có thể giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối không đáng có về sau.
